167: Writing a letter, German for foreigners in Austria

To integrate into the German-speaking community of Austria, one of the most important steps is to improve your writing skills in German. During your stay in Austria, you will have to write friendly and official letters under various pretexts. Even if you want to answer them in English, you must be familiar with the German basics and structure of German correspondences! To improve your writing skills, learning words and idioms in daily conversations and phone calls can be very helpful.

• die Post (post office)
  • die Post­leit­zahl (postal code, zip code)
  • der Poststempel (post stamp, postmark)
  • der Briefkasten (mailbox)
• der Brief (letter)
  • das Papier (paper)
  • der Um­schlag (envelope)
  • der Briefumschlag (envelope)
  • das Kuvert (envelope)
  • die Brief­marke (postage stamp)
• die Adresse (address)
• die Anschrift (address)
  • der Absender (sender)
  • der Empfänger (receiver)

Different parts of a letter (Verschiedene Teile eines Briefes)

1. die An­schrift (address)
   • die Adresse (address)
2. das Datum (date)
3. das Thema (subject, topic)
   • der Be­treff (subject, topic)
4. die An­re­de (salutation, form of address)
5. die Einleitung (introduction)
6. der Hauptteil (main part)
7. der Schluss (ending)

Address (die An­schrift)

In formal letters, in addition to writing the address on the envelope, it is written in the letterhead (top left corner) as well.

• der Ti­tel (title name)
• die Straße und die Nummer (street and number)
• die Postleitzahl (postal code)
• der Standort (location)

Date usually is mentioned in the top right corner of a letter. But sometimes it is written next to or below the sender's name, place and signature at the bottom of the letter.

zum Beispiel (for example):

• 18.03.2021 (03/18/2021)
• 18. March 2021 (March 18, 2021)
• 2021-03-18
• Wien, den 18. March 2021 (city, den dd month yyyy which dd: day, yyyy: year)
• Wien, 18.03.2021 (city, dd.mm.yyyy which dd: day, mm: month, yyyy: year)

Months (die Monate):

• der Januar (January)
• der Februar (February)
• der März (March)
• der April (April)
• der Mai (May)
• der Juni (June)
• der Juli (July)
• der August (August)
• der September (September)
• der Oktober (October)
• der November (November)
• der Dezember (December)

Subject, topic (das Thema)

Common subjects (Häufige Themen):

• die Bewerbung (application)
• die Einladung (invitation)
• die Kündigung (termination)
• die Be­schwer­de (complaint)
• die Hilfeanforderung (help request)
• die Ab­mah­nung (warning)
• die Entschuldigung (apology)
• die Adressänderung (change of address)
• der Glück­wunsch (congratulation)
• das Bei­leid (condolences)

Salutation, form of address (die An­re­de)

At the beginning of the letter, salutation and short greeting varies depending on whether the reader or readers are man, woman or both. There are also differences between formal and informal situations.

Formal (for­mell)

• Sehr geehrte Frau..., (Dear Madam ..., Dear Mrs...,)
• Sehr geehrter Herr…., (Dear Sir…., Dear Mr….,)
• Sehr geehrte Damen (Dear Madames, Ladies)
• Sehr geehrte Herren (Dear Sirs, Gentlemen)
• Sehr geehrte Damen und Herren, (Dear Sirs and Madames, Dear Ladies and Gentlemen)

Informal (in­for­mell)

• Hallo, ...(Hi ...)
• Lieber…., (Dear….,)
• Liebe.…, (Dear….,)
• Hallo (Hello, Hi)
• Guten Tag (Good day)
• Guten Morgen (Good morning)
• Guten Abend (Good evening)
• Gute Nacht (Good night)
• Hallo meine Süße (Hello sweetie - for women)
• Hallo mein Süßer (Hello sweetie - for man)
• Hallo mein Liebling (Hello my darling)
• Mein lieber Schatz (My dear honey)

Introduction (die Einleitung)

Note: The first word in the body of the email does not begin with capital letter!

Formal (for­mell)

• Ich hoffe, Sie sind gut (I hope you are well)
• Vielen Dank für Ihren Brief. (Thanks a lot for your letter)
• Vielen Dank für Ihre schnelle Rückantwort. (Thank you for your quick response)
• Ich danke Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit. (I thank you for your attention)
• Ich hoffe, dass Sie sich besser fühlen. (I hope you feel better)
• Ich habe mich sehr darüber gefreut. (I've been very happy about it)
• Es freut mich sehr zu hören, dass ... (I am very happy to hear that ...)
• Ich würde gerne wissen ... (I would like to know ...)

Informal (in­for­mell)

• wie geht's? (How are you?)
• Ich hoffe, es geht dir gut. (I hope you are well)
• Vielen Dank für deinen Brief. (Thanks a lot for your letter)
• Vielen Dank für deine schnelle Rückantwort. (Thank you for your quick response)
• Ich hoffe, dass du dich besser fühlst. (I hope you feel better)
• Ich bin froh, dass wir uns schreiben. (I am glad that we write to each other)
• Ich bin glücklich, dass wir uns schreiben. (I am glad that we write to each other)

Main part (der Hauptteil)

Note: The content of the main part of the letter depends on the subject.

Formal (for­mell)

• Ich nehme Bezug auf Ihr Schreiben vom … (I’m referring to your letter dated …)
• Ich habe folgendes Anliegen: ... (I have the following request: ...)
• Ich schreibe Ihnen weil … (I’m writing to you because …)
• Ich möchte mich bedanken ... (I would like to thank …)
• Es tut mir leid, dass … (I’m sorry that …)

Informal (in­for­mell)

• Ich schreibe … (I’m writing …)
• Ich schreibe dir weil … (I’m writing to you because …)

Closing and ending (der Schluss)

Formal (for­mell)

• Ich freue mich auf Ihre Antwort. (I am looking forward to your answer)
• Ich würde mich freuen, wenn ich eine Antwort von Ihnen bekomme. (I would be happy if I get an answer from you)
• Ich freue mich auf Ihren Brief. (I am looking forward to your letter)
• Ich bedanke mich bei Ihnen im Voraus ... (I thank you in advance ...)
• Für weitere Fragen stehe ich Ihnen gern. (I am happy to answer any further questions you may have)
• Für weitere Auskünfte stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. (I am at your disposal for further information)
• Danke für Ihre Hilfe (Thanks for your help)
• Danke für Ihre Mühe (Thanks for your effort)
• Bitte antworten Sie mir schnell. (please answer me quickly, please reply as soon as possible)
• Ich hoffe, Sie antworten mir bald. (I hope you answer me soon)
• Vielen Dank (Many thanks)
• Vielen Dank im Voraus (Thanks in advance)
• Mit freundlichen Grüßen (Kind regards, Yours sincerely)
• Freundliche Grüße (Regards, Kind regards)
• Mit freundlichem Gruß (Kind regards, Sincerely)
• Mit besten Grüßen (With best regards)
• Beste Grüße aus ... (Best regards from ...)
• Mit den besten Grüsssen (With best regards)
• Mit herzlichen Grüßen (Kind regards)
• Herzliche Grüße (Warm greetings)

Informal (in­for­mell)

• Ich freue mich auf deine Antwort. (I am looking forward to your answer)
• Ich freue mich auf deinen Brief. (I am looking forward to your letter)
• Danke für deine Hilfe (Thanks for your help)
• Danke für deine Mühe (Thanks for your effort)
• Bitte antworte mir schnell. (please answer me quickly, please reply as soon as possible)
• Ich hoffe, du antwortest mir bald. (I hope you answer me soon)
• Hoffentlich sehen wir uns bald. (hope to see you soon)
• Gruß (Regards, Greeting)
• Gruß von ... (Greetings from ...)
• Grüße aus ... (Greetings from ...)
• Viele Grüße (Best regards, Lots of regards)
• Viele Grüße und Küsse (Many greetings and kisses)
• Liebe Grüße (Best regards, Lots of love)
• Viele liebe Grüße (Many greetings)
• Alles Liebe (All the best, Lots of love)
• Mach's gut (Take care)
• Herzlichst (Cordially)
• In Liebe (With love)
• Dein ... (Your ... - for man)
• Deine ... (Your ... - for woman)
• Ihr ... (Your ... - for man)
• Ihre ... (Your ... - for woman)

Abbreviations (Abkürzungen):

• MfG : Mit freundlichen Grüßen (Kind regards)
• VG: Viele Grüße (Greetings)
• LG: Liebe Grüße (Greetings, Kind regards)
• VLG: viele liebe Grüße (Many kind regards)
• GLG: ganz liebe Grüße (Many kind regards)
• LD: Lieb' Dich (Love you)
• hdl: Hab dich lieb (I love you)
• N8: Nacht (Night)
• gn8: Gute Nacht (Good night)
• Ca. : Circa (Approx)
• usw: und so witer (and so on)
• bzw.: beziehungsweise (respectively)
• Vgl: Vergleiche (Comparisons)
• Biba: Bis bald (See you soon)
• GG: Großes Grinsen (Big grin, Big smile)
• M: Meter (meter)
• Km: Kilometer (kilometer)
• Mio: Million (million)

Satzzeichen (Punctuation marks):

• der Punkt (point)
• das Komma (comma)
• das Fragezeichen (question mark)
• das Ausrufezeichen (exclamation mark)
• der Doppelpunkt (colon)
• der Strichpunkt (semicolon)
• die Anführungszeichen (quotation marks)
• die Klammern (brackets)

1- In connection with sending letters by post, you can refer here.

2- In addition, you can refer to the following subjects to get acquainted with commonly used words and phrases:

• Filling the forms
• German Basics
• German Language Subjects in Hamido